Kvalitetskrav for Foreningen Danske INKASSOadvokater

§1
Formål:

Nedenstående kvalitetskrav har til formål at sikre en effektiv og etisk forsvarlig inddrivelse af forfaldne fordringer.

Foreningens medlemmer har pligt til at efterleve kravene og kan ved manglendeoverholdelse heraf blive ekskluderet af foreningen.
 

§ 2
Generelt:

Foreningens medlemmer er advokatvirksomheder med særlig interesse og kompetence indenfor inkasso.

Hvert medlem udpeger mindst en navngiven advokat, der sammen med virksomhedens ledelse har ansvaret for at medlemsvirksomheden og den enkelte sagsbehandler overholder kvalitetskravene samt gældende lovgivning og god inkasso- og advokatskik.

Under betegnelsen inkasso hører blandt andet sager vedrørende:

• Forfaldne fakturaer i handels- og forbrugerforhold
• Misligholdte leje-, leasing-, kredit- eller abonnementsaftaler
• Misligholdte lån eller kreditter
• Misligholdte pantebreve i løsøre og fast ejendom
• Misligholdte realkreditlån
• Hjemtagelse af biler og andre værdier solgt på kontrakt med ejendomsforbehold.

Udenfor begrebet inkasso falder sager med indsigelser fra modparten eller hvor der undervejs opstår tvist.
 

§ 3
Kompetencer:

Generel sagsbehandling:
Foreningens medlemmer har pligt til at sikre at virksomhedens inkassosagsbehandlere har et kompetenceniveau, der gør dem i stand til at løse de arbejdsopgaver de bliver stillet overfor.

Såfremt en medlemsvirksomhed ønsker at beskæftige medarbejdere med sagsbehandling indenfor inkassoområdet, er det en forudsætning at de pågældende bibringes et tilfredsstillende kompetenceniveau. Det er ligeledes en forudsætning at den pågældende tilknyttes en erfaren inkassosagsbehandler, der har ansvaret for den pågældendes uddannelse og træning.

Møder i fogedretten:
For at sikre at møder i fogedretten kan gennemføres med størst mulige hensyn til retssikkerheden og på juridisk fagligt højt niveau, er det kun bestallingshavende advokater og advokatfuldmægtige fra medlemmernes virksomheder der er mødeberettigede.

I sager, hvor der ikke kan forventes at opstå tvist, kan en stud.jur. eller en inkassosagsbehandler dog give møde under følgende forudsætninger:

a) medarbejderen har gennemført et relevant forberedende uddannelsesprogram,
der sætter den pågældende i stand til at gennemføre et fogedretsmøde på
betryggende vis, og
b) medlemsvirksomheden har udpeget en bestallingshavende advokat med
særligt ansvar for medarbejderen.

Juridisk kvalitetssikring:
Som personlig garant for at det enkelte medlem overholder kvalitetskravene og giver klienten mulighed for at få en kvalificeret juridisk vejledning, skal der jf. § 2 være knyttet mindst en navngiven bestallingshavende advokat til medlemmets inkassovirksomhed.

Denne advokat er ansvarlig for behandlingen af inkassosagerne, og har pligt til at følge efteruddannelseskurser.

Såfremt en medlemsvirksomhed ønsker at der er flere advokater eller advokatfuldmægtige der beskæftiger sig med inkasso, skal også disse følge et efteruddannelsesprogram.

§ 4
Oprettelse af inkassosager:

Sagsbehandleren skal efter bedste evne sikre, at de fordringer der modtages fra klienterne til inkasso er reelle, og konstatere om fordringen er bestridt af debitor.

Under oprettelsen skal sagsbehandleren som minimum påse:

• at fordringen er opgjort korrekt, herunder
• at renter og gebyrer er i overensstemmelse med gældende lovgivning
• at fordringen ikke er forældet
• at kravet rettes mod rette debitor (personligt, ApS, A/S, I/S, etc.)
• at debitor er varslet korrekt om fordringens overgang til inkasso.

Såfremt det konstateres at en klient undlader at afgive de nødvendige oplysninger til kontrol af fordringen, skal klienten gøres opmærksom herpå. Ved gentagne tilfælde af misinformation eller fejlagtige opgørelser er foreningens medlemmer pligtige til at påtale dette skriftligt overfor klienten, og i gentagelsestilfælde konkret vurdere en opsigelse af samarbejdet med klienten.

Foreningens medlemmer skal som hovedregel oprette en inkassosag og afsende bekræftelse på modtagelsen til klienten senest to hverdage efter modtagelsen af sagen.
 

§ 5
Udenretlig inkasso:

Alle medlemmer af foreningen er forpligtiget til at iagttage de under § 4 nævnte forhold i forbindelse med oprettelse af sager. Herudover vil medlemmet efter behov iværksætte yderligere en række inkassoskridt for at inddrive klientens tilgodehavende.

Medlemmernes forpligtigelser er beskrevet i bilag A.

§ 6
Retlig inkasso:

Såfremt udenretlige inkassoskridt ikke medfører indbetalinger, der dækker klientens tilgodehavende med tillæg af renter og omkostninger, skal medlemmet orientere klienten om hvilke retsskridt, der er nødvendige for den fortsatte inddrivelse.

Forinden en forfalden fordring overgives til retlig inkasso ved civilret eller fogedret, skal medlemmet have orienteret klienten om, at dette vil påføre sagen yderligere omkostninger. Ved overgivelse af en forfalden fordring til retlig inkasso, er medlemmet
forpligtet til at iagttage de forhold og iværksætte de handlinger, der fremgår af  bilag B.

Fremkommer debitor under en eventuel retssag med indsigelser, der ikke umiddelbart kan imødegås, vil sagen ikke kunne behandles som en inkassosag før debitors betalingsforpligtelse er endeligt fastslået ved forlig eller dom. I givet fald varetager medlemmet retssagen på klientens vegne, og viderefører inkassationen, når betalingsforpligtelsen er fastslået.

§ 7
Sagsbehandling:

Som nævnt under §§ 2, 5 og 6 bliver der alt afhængig af en fordrings karakter og debitors betalingsevne gennemført en række inkassoskridt i et kortere eller længere sagsforløb.

Medlemmet skal varetage klientens interesser grundigt, samvittighedsfuldt og i overensstemmelse med, hvad berettigede hensyn til klientens tarv kræver. Sagerne skal fremmes med fornøden hurtighed.

Sagsbehandlingen skal tilrettelægges under hensyntagen til procesøkonomiske forhold. Det tilstræbes at opnå det bedst mulige resultat med færrest mulige omkostninger.

§ 8
Håndtering af midler fra klienter og debitorer:

Foreningens medlemmer er forpligtede til at efterleve reglerne i "Vedtægt om advokaters pligter med hensyn til behandlingen af betroede midler" (Klientkontovedtægten).

Foreningens medlemmer er således bl.a. forpligtede til:

• at foretage daglig bogføring af debitorernes indbetalinger,
• at holde advokatens egne og klienternes midler adskilt, således at advokaten på særlige klientkonti til enhver tid har et beløb indestående, der svarer til de beløb advokaten har modtaget eller indestående på vegne af advokatens klienter,
• kun at anvende indestående på klientkontoen til betaling af klientens udgiftereller udbetaling til klienten.

§ 9
Garanti og forsikring:

Foreningens medlemmer er som medlemmer af Det Danske Advokatsamfund forpligtede til at tegne en ansvarsforsikring, der dækker klientens tab i tilfælde hvor en advokat eller en medarbejder har handlet simpelt uagtsomt. Ansvarsforsikringen skal som minimum dække tab op til 2.500.000 kr. (2011) pr. advokat i virksomheden.

§ 10
Afregning og fakturering:

Medlemmerne er forpligtede til løbende at afregne debitorernes indbetalinger overfor klienten. Afregning skal ske efter nærmere aftale mellem medlemsvirksomheden og klienten.

Ved sagens afslutning opgøres og afregnes sagen endeligt overfor klienten indenfor rimelig tid efter at kravet er endeligt indgået eller inkassationen af andre årsager afsluttes.

Medlemsvirksomheden afregner med mindre andet er aftalt eget honorar overfor klienten i forbindelse med sagens afslutning. Positive udgifter i forbindelse med inkassationen afregnes enten af debitors første indbetalinger, eller overfor klienten i forbindelse med udgiftens afholdelse.

§ 11
Brug af eksterne samarbejdspartnere:

I nogle inkassosager kan det være hensigtsmæssigt at rekvirere bistand hos en ekstern samarbejdspartner. Medlemmet er forpligtet til at påse at den pågældende samarbejdspartner overholder reglerne for god inkassoskik og god advokatskik, og i det hele taget udviser en adfærd der er i overensstemmelse med foreningens formål og kvalitetskrav.

§ 12
Kvalitetskontrol og revision:

Alle medlemmer af foreningen Danske INKASSOadvokater er i henhold til foreningens vedtægter forpligtiget til at overholde de kvalitetskrav, der til enhver tid er fastsat af foreningens bestyrelse.

Såfremt en klient eller en anden medlemsvirksomhed konstaterer at et medlem ikke overholder kravene, kan det pågældende medlem indklages for foreningen
eller Advokatnævnet.

Foreningen kan på eget initiativ foretage kontrol hos medlemmerne for at sikre kravenes overholdelse.

Såfremt et medlem gentagne gange har tilsidesat foreningens kvalitetskrav, kan foreningens bestyrelse træffe beslutning om eksklusion.

Foreningen og dens bestyrelse er forpligtiget til løbende at revidere ovenstående kvalitetskrav, så de er tidssvarende og i overensstemmelse med foreningens formålsbestemmelse.

Foreningen kan således med minimum tre måneders varsel ændre kvalitetskravene med virkning for de nye sager og aftaler en medlemsvirksomhed måtte indgå.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde d. 29. november 2011.

Bilag A
Ved overgivelse af en forfalden fordring til udenretlig inkasso, skal et medlem af Danske INKASSOadvokater iagttage nedennævnte forhold og iværksætte nedennævnte handlinger i det omfang den enkelte sag tilsiger dette.

• Kontrol af debitors identitet.
• Undersøgelse af, om der er medhæftende debitorer.
• Vurdering af kreditors fordring og sikring af korrekt opgørelse af kravet med renter og gebyrer i overensstemmelse god inkassoskik, gældende lovgivning og
  kvalitetskravene § 4.
• Oprettelse af inkassosagen og fremsendelse af mindst et påkrav med opfordring til betaling.
• Orientering af kreditor om sagens modtagelse og oprettelse.
• Håndtering af returpost og gennem søgning i folkeregister samt ved henvendelse til klienten tilstræbe at påkrav sendes til korrekt adresse.
• Administration af alle indbetalinger og afdragsordninger og fremsendelse af slutafregning til kreditor.
• Fremsendelse af afdragsrykkere til debitor ved manglende overholdelse af afviklingsaftale.
• Håndtering af personlige, telefoniske og skriftlige henvendelser fra debitor eller andre parter i sagen.
• Orientering af klienten om eventuelle indsigelser fra debitor og rådgivning om sagens videre forløb.
• Rådgivning af klienten om mulighederne for retlig inddrivelse ved manglende betaling.
• Efter aftale med klienten vurdering af debitors betalingsevne ved søgning i relevante offentlige og private registre.
• Anmeldelse af krav i dødsboer, konkursboer, gældssanering og akkord m.v.
• Løbende orientering af klienten om sagens forløb.

Bilag B
Ved overgivelse af en forfalden fordring til retlig inkasso, skal et medlem af Danske INKASSOadvokater udover det i bilag A beskrevne iagttage nedennævnte forhold og iværksætte nedennævnte handlinger i det omfang den enkelte sag tilsiger dette.

• Kontrol af, om der foreligger et grundlag for fogedretlig inddrivelse.
• Kontrol af, om et eventuelt grundlag for fogedretlig inddrivelse er fyldestgørende.
• Kontrol af, om der er aktiver, som kan hjemtages til klientens fyldestgørelse ved en umiddelbar fogedforretning.
• Kontrol af, om eventuelle aftaler om lejeforhold eller tilsvarende er behørigt ophævet.
• Tilrettelæggelse af den indenretlige inkasso, således at retlige skridt
  iværksættes i den relevante rækkefølge.

Ved overgivelse til civilretten:

• Udarbejdelse af stævning med opgørelse af kravet, begrundelse for rentekravet, øvrig sagsfremstilling og evt. bilag.
• Beregning af retsafgift.
• Fremsendelse af stævning med følgebrev og indbetaling af retsafgift.
• Kommunikation med retten, herunder notering af tidspunkt for retsmøder og frister.
• Gennemgang af debitors eventuelle svarskrift og andre processkrifter, fremsendelse af kopi heraf til klienten med kommentarer, vejledning og rådgivning.
• Deltagelse i eventuelle forberedende retsmøder.
• Modtagelse og registrering af dom, herunder kontrol af at hovedstol, rentekrav og tilkendte omkostninger registreres korrekt.
• Udarbejdelse og fremsendelse af domsrykker med opgørelse til debitor.

Fremkommer debitor under en eventuel retssag med indsigelser, der ikke umiddelbart kan imødegås, vil sagen ikke kunne behandles som en inkassosag før debitors betalingsforpligtelse er endeligt fastslået ved forlig eller dom. I givet fald varetager  edlemmet retssagen på klientens vegne, og viderefører inkassationen, når betalingsforpligtelsen er fastslået.

Ved overgivelse til fogedretten:

• Udarbejdelse af betalingspåkrav/fogedrekvisition med opgørelse af fordringen.
• Beregning af retsafgift for fogedretten.
• Fremsendelse af betalingspåkrav/fogedrekvisition og indbetaling af retsafgiften.
• Kommunikation med fogedretten, herunder notering af tidspunkt for fogedretsmøder og frister. 
• Rettidig indgivelse af begæring om politifremstilling eller udkørende fogedforretning, herunder indbetaling af de dermed forbundne retsafgifter.
• Deltagelse i ordinære fogedretsmøder.
• Håndtering af debitors eventuelle indsigelser under fogedsagen.
• Fremsendelse af sagsdokumenter med behørig vejledning til intern eller ekstern mødeforbindelse.
• Kommunikation med mødeforbindelse, herunder rapportering og afregning samt betaling af mødeforbindelsens eventuelle udlæg til supplerende retsafgifter m.v.
• Foretagelse af